びんかん君メモを取っていても失敗してしまう僕に何かアドバイスをください。
どんかん先生おお、どうしたの？
めずらしく真面目な話題だね。
皆さんもメモについて考えたことがあるでしょうか。
メモとは英語のＭｅｍｏｒｙに由来している言葉で、見聞きした情報を忘れないように書き留めておくことという意味で用いられています。「メモる」などという日本語化している言葉もよく聞きますよね。
学生の頃は先生が黒板に書くことをそのままノートにメモしていれば良かったかもしれませんが、就職をして仕事になると授業のような訳にはいかず、どのようなことをどのようにメモするかは自分自身で決めなければいけません。
- 上司や先輩からの指示・教えてもらうこと
- 取引先の商談・打合せなど
- 参加した会議・ミーティングの内容
- アイデアを書き留める
日々の業務の中でメモが必要になる場面はたくさんあるかと思いますが、メモは単純な備忘録だけではなく上手に活用することで情報の整理や印象アップなど様々なメリットを得ることができます。今回は私なりにメモについて思っていることを紹介させて頂きますので是非最後までお読みください。
メモ時間の確保
先ずはメモに関してのスピード感の話です。
世の中には色々な人がいて話し方や速度も人それぞれです。またその人が教えてくれる・話してくれる話の内容も多種多様です。話を全てメモすることは難しいと思いますが、その中でなるべく多くの情報をメモ出来た方が良いですよね。
それにはメモしなくて良いことに時間を掛けすぎないということが大事です。
例えば
「国道○○号線」を「R○○」
「株式会社」を「㈱」
など短く略せるものは積極的に略したり、絵や記号で表現できるものはしたりなど、限られた時間の中でなるべく多くの情報を書けるように工夫してください。
漢字が分からないものは恥ずかしがらずにひらがなで書いたりなども悩む時間を無くすという意味でも重要ですね。
要は必要なことをメモする時間を確保する為に不必要なことを書く時間を減らすのです。
要点をまとめる
無駄な時間を省いてメモする時間を確保しても、その内容に大事な部分が欠けていたら話になりません。
基本的には話（物語）には「骨」の部分と「肉」の部分があります。
要はその「骨」の部分（大事な部分）を見極めるようにするということです。
びんかん君骨？
例えばですが、
昔話である「桃太郎」という話の内容を簡潔にまとめて下さい。
びんかん君え？いきなり？
…むかし、むかしあるところにおじーさんと……
どんかん先生はい、最初から違います。
全然まとまってないです。
びんかん君・・・
どんかん先生もしまとめることが難しいようなら５W1Hの要素に当てはめて考えれば良いと思うよ。
・いつ（When）→昔
・どこで（Where）→鬼ヶ島で
・誰が（Who）→桃太郎が
・何を（What）→鬼退治を
・なぜ（Why）→鬼が悪さをしていたから
・どのように（How）→仲間（犬猿キジ）と協力して
びんかん君なるほど。「桃太郎が仲間と協力して鬼ヶ島で悪い鬼を退治した昔話」ってことか。
どんかん先生そうそう。人によってまとめ方は多少違っても大筋は正しくなるよ。
これはこのことを意識しながら繰り返し行っていくことで上手になっていきます。
それだけでは不十分？整理する
先ほど「まとめる」という言葉を使ったので
ここでは「整理する」という表現にします。
びんかん君整理？
話の要点をまとめてメモをしてもそれだけでは不十分です。
きちんと整理しないと十分は効果が発揮されません。
例えるなら、皆さんは自分の部屋に漫画などの単行本を何冊も置く場合にバラバラに置きますか？
おそらく大半の人は１巻から順番に並べて置くはずです。漫画のタイトルごとにまとめるはずです。それはもちろん見栄えということもありますが、その方が後で必要な時に読みたい本を探しやすいからです。
びんかん君確かに！僕の部屋は散らかっているから全然見つからないや。
話をメモに戻しますが、日々の仕事の中でメモをする事柄が皆さんにとって順番どおりで分かりやすくまとまっていたりすることなんてあまりありません。バラバラなんです。
どんかん先生あ、その話するならこの前のときに一緒に言ってくれよ。
ってことありますよね。
なのでそのバラバラになったメモ内容を整理する必要があります。項目や内容ごとなのか、月日や時間でなのか、いずれにしろ自分の分かりやすいように整理する必要があります。
整理の仕方は普段のメモ帳とは別に整理する方が良いと思います。特にメモ内容の順番を容易に入れ替えられるようなものがオススメです。
どんかん先生データで整理しても良いよね
最後に
メモはその行為自体で「相手の話をしっかりと聞いています。間違いのないようにしています。」というアピールにもなり効果的です。自分が話している相手がメモを取っているという姿を見て悪い印象を持つ人はいないはずです。
最近であればスマホやパソコンなど色々ありますが私は手書きをおすすめします。
びんかん君たしかに手書きの方が一生懸命メモしてる感が伝わるかも
かといってメモを取ることが目的ではなく他に本来の目的があるはずです。
それは業務でミスをしないように備忘録（カンニングペーパー）を作ることであったり、会議内容を上司に報告する為に報告書を作成することであったり、と目的は様々ですが、なるべく多くのメモ情報を収集し要点をまとめて整理をすることでその目的達成に近づけるはずです。
メモを取ることは習慣なので、この記事で紹介しているようなポイントを意識しながら繰り返していけば、情報の取り扱いや整理をする能力が向上していきます。たかがメモ、されどメモ。上手な活用方法を身に着けて「仕事がデキる人」を目指していきましょう！
これらは仕事に慣れてきているベテランの方には当たり前の内容と思われるかも知れませんが、社会人1年目などまだ仕事に慣れていない方などに少しでも参考になれば嬉しいです。
びんかん君僕、結構ベテランなんだけどな……
どんかん先生それは失礼しました笑
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